Tờ khai hải quan là gì? Cách ghi tiêu thức trong tờ khai như thế nào? Bạn sẽ có câu trả lời trong nội dung bài viết dưới đây:
Mục lục
Tờ khai hải quan là gì?
Về khái niệm, tờ khai hải quan là văn bản mà ở đó, chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Khi một doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hay xuất khẩu các lô hàng của mình, lên tờ khai hải quan là một trong những bước mắt buộc phải thực hiện.
Phân luồng tờ khai hải quan
Luồng xanh: Cách doanh nghiệp đều mong muốn được vào tờ khai luồng xanh. Doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.
Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Theo quy định, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan, máy móc, thiết bị thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư trong và ngoài nước, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào khu thương mại tự do, hàng hóa thuộc các trường hợp đặc biệt do thủ tướng chính phủ quyết định.
Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng.
Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
Kiểm tra thực tế 10% lô hàng : hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra
Kiểm tra toàn bộ lô hàng : đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan
Có những mẫu tờ khai hải quan nào?
Trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, tờ khai hải quan đã có những sự thay đổi nhất định. Theo đó, từ tháng 4 năm 2014 trở về trước, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải sử dụng tờ khai hải quan điện tử được in theo mẫu trực tiếp từ phần mềm hải quan.
Còn ở thời điểm hiện tại, việc khai báo hải quan sẽ thông qua phần mềm VNACCS. Tờ khai hải quan đã có mẫu mới và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ làm theo mẫu này.
Tuy nhiên, hiện nay, một số chi cục hải quan vẫn đang sử dụng phương pháp cũ đối với tờ khai phi mậu dịch. Theo đó, người đại diện của doanh nghiệp đi khai hải quan sẽ mua tờ khai giấy tại chi cục hải quan. Tiếp theo, những ô có liên quan cần điền sẽ phải điền bằng tay.
Tờ khai hàng phi mậu dịch theo kiểu truyền thống vẫn được sử dụng và có hiệu lực, tuy nhiên khá mất thời gian, không tiện lợi và không còn phổ biến như trước nữa.
Theo quy định hiện hành, tờ khai báo hàng hoá hải quan bắt buộc phải là khổ giấy A4 màu trắng. Tuyệt đối không được dùng giấy màu. Lưu ý, tờ khai hải quan xuất khẩu sẽ có những điều khác biệt nhất định so với tờ khai nhập khẩu. Các doanh nghiệp cần nắm rõ điều này để tránh tình trạng nhầm lẫn trong suốt quá trình sửu dụng.
Nội dung cơ bản của Tờ khai hải quan
Phần 1: bao gồm: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.
Phần 2: gồm: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu.
Phần 3: thông tin chi tiết lô hàng như bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…
Phần 4: Hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn…
Phần 5: Thuế và sắt thuế phần này sau khi ta nhập chi tiết các mặt hàng thì hệ thống tự động xuất ra cho mình luôn.
Phần 6: phần dành cho hệ thống hải quan trả về
Phần 7: Phần ghi chú về tờ khai hải quan
Phần 8: List hàng hóa
Cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan
Việc kê khai hàng hoá xuất nhập khẩu phải đảm bảo sự chính xác tuyệt đối. Chính vì thế, những người tiến hành khai chắc chắn phải nắm rõ cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan. Những quy định về cách ghi tiêu thức đã được hướng dẫn rõ trong nội dung Thông tư số 15/2012/TT-BTC, banh hành ngày 08/02/2012. Cụ thể như sau:
Tiêu thức có sẵn
- Góc trái tờ khai: Người khai phải ghi rõ tên chi cục hải quan mà mình đang tiến hành đăng ký tờ khai, chi cục hải quan cửa khẩu xuất khẩu.
- Phần giữa tờ khai: Ngày giờ gửi và số tham chiếu: Đây là những số do hệ thống cấp tự động cho tờ khai khi đã xác nhận người khai hoàn thành việc gửi dữ liệu khai hải quan điện tử đến hệ thống nhằm mục đích đăng ký tờ khai hàng hoá xuất khẩu.
- Số tờ khai và ngày giờ đăng ký: Đây là số thứ tự do hệ thống tự động ghi, là số đăng ký tờ khai hằng ngày, căn cứ vào từng loại hình xuất khẩu tại từng chi cục hải quan.
- Góc trên bên phải: Công chức hải quan sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận đăng ký tờ khai háng hoá xuất khẩu. Sau đó ký tên và đóng dấu công chức. Còn đối với cách khai điện tử, hệ thống sẽ tự động ghi tên và điền số hiệu của công chức đã tiếp nhận đăng ký tờ khai của doanh nghiệp.
Tiêu thức dành cho người khai hải quan và tính thuế
+ Ô số 1: Người tiến hành khai hải quan có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, số fax cùng mã số thuế của thương nhân xuất khẩu. Những thông tin này cần trùng khớp với thông tin trên hợp đồng mua bán.
+ Ô số 2: Người khai hải quan có trách nhiệm ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số fax, số điện thoại của thương nhân nhập khẩu.
+ Ô số 3: Người khai hải quan có nhiệm vụ ghi đầy đủ thông tin như tên, số fax, số điện thoại và mã số thuế của thương nhân uỷ thác cho người xuất khẩu hoặc của người được uỷ quyền khai báo báo hải quan.
+ Ô số 4: Người khai hải quan phải ghi đầy đủ thông tin chi tiết về địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của đại lý hải quan. Kèm theo số hợp đồng của đại lý hải quan.
+ Ô số 5: Người khai hải quan bắt buộc phải chọn chính xác mã loại hình trong hệ thống. Nếu khai theo phương pháp thủ công, người khai phải ghi bằng tay loại hình đó.
+ Ô số 6: Người khai cần ghi số, ngày, tháng và năm của giấy phép và ngày tháng nă, hết hạn của giấy phép.
+ Ô số 7: Người khai sẽ ghi số ngày tháng năm ký và ngày tháng năm hết hạn của hợp đồng.
+ Ô số 8: Người khai ghi số, ngày tháng năm của hoá đơn thương mại của lô hàng.
+ Ô số 9: Ghi rõ cảng, địa điểm giao nhận hàng đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại.
+ Ô số 10: Người khai ghi rõ tên nước, vùng lãnh thổ là điểm đích mà hàng hoá đến.
+ Ô số 11: Người khai ghi rõ điều kiện giao hàng mà 2 bên đã thoả thuận.
+ Ô số 12: Người khai ghi rõ cách thức thanh toán đã được nói rõ trong hợp đồng thương mại.
+ Ô số 13: Ghi rõ loại tiền tệ để thanh toán.
+ Ô số 14: Ghi rõ tỷ giá tiền tệ để tiến hành nghĩa vụ đóng thuế.
+ Ô số 15: Ghi rõ tên hàng, quy cách phẩm chất của lô hàng, trùng lặp với nội dung trên hợp đồng thương mại.
+ Ô số 16: Ghi rõ mã số hàng hoá đã được phân loại theo Biểu thuế xuất nhập khẩu được quy định bởi Bộ Tài Chính.
+ Ô số 17: Ghi rõ xuất xứ, là nơi mà lô hàng được sản xuất.
+ Ô số 18: Ghi rõ số lượng, trọng lượng của lô hàng.
+ Ô số 19: Ghi rõ đơn vị tính trên từng mặt hàng.
+ Ô số 20: Ghi rõ giá của một đơn vị hàng hoá bằng loại tiền tệ đã thống nhât ở ô số 13.
+ Ô số 21: Ghi rõ giá trị nguyên tệ của từng mặt hàng xuất khẩu.
+ Ô số 22: Ghi rõ số thuế xuất khẩu phải đóng theo từng mặt hàng.
+ Ô số 23: Ghi rõ các trị giá tính thu khác.
+ Ô số 24: Ghi rõ tổng số tiền thuế xuất khẩu, chi tiêt bằng số và bằng chữ.
+ Ô số 25: Ghi rõ trọng lượng hàng trong container.
+ Ô số 26: Liệt kê tất cả các chứng từ đi kèm.
+ Ô số 27: Ghi rõ ngày tháng năm khai báo. Sau đó phải ký đồng thời ghi rõ họ tên.
Cách truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm Vnaccs
Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều dùng phần mềm Ecus5 – Vnaccs để Khai báo Hải quan. Vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng phần mềm này trong việc khai báo hải quan điện tử.
Hệ thống thông quan hàng hóa tự động – phần mềm Vnaccs tên tiếng Anh là Vietnam Automated Cargo Clearance System, sử dụng để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, khu chế xuất,….
Các doanh nghiệp thường gọi đây là phần mềm khai báo hải quan điện tử Vnaccs.
Phần mềm Vnaccs có nghiệp vụ gì mà doanh nghiệp có thể sử dụng gồm:
Khai báo điện tử (e-Declaration);
Hóa đơn điện tử (e-Invoice);
Thanh toán điện tử (e-Payment);
C/O điện tử (e-C/O), hiện nay có C/O form D, AK áp dụng dưới hình thức điện tử.
Manifest điện tử (e-Manifest) (bản lược khai hàng hóa điện tử)
Các bước cơ bản truyền tờ khai bằng phần mềm Vnaccs
Bước 1: Mua chữ kí số, chuẩn bị chứng từ để khai hải quan
Mỗi chữ kí số sẽ là 1 tài khoản trên Vnaccs, 1 doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ kí số.
Để khai báo Hải quan bạn cần chuẩn bị những thông tin và chứng từ gì?
Những thông tin cần thiết để khai Hải quan gồm:
+ Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, Mã số thuế, địa chỉ.
+ Xác định loại hình doanh nghiệp
+ Nội dung hàng hóa, hàng có phải thuộc hàng có điều kiện (phải kiểm tra chất lượng, hàng phải xin giấy phép, hàng kiểm dịch, hàng phải khai báo hóa chất) hay không? Để có thông tin điền vào các mục khai báo Hải quan.
Khi truyền tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị những chứng từ sau:
- Contract – hợp đồng ngoại thương (không bắt buộc)
- Invoice – hóa đơn thương mại (bắt buộc)
- Vận đơn – bill of lading (nếu là truyền tờ khai nhập khẩu) (bắt buộc)
- Packing list – phiếu đóng gói (Khi có kiểm hóa)
- Arrival Notice – Giấy báo hàng đến (nếu là truyền tờ khai nhập khẩu)
- Giấy phép quản lí chuyên ngành (nếu có)
Việc chuẩn bị chứng từ sẽ giúp bạn không bị lúng túng khi tiến hành khai báo hải quan điện tử.
Bước 2: Đăng ký tài khoản Vnaccs
Các công ty mới thành lập chưa có thông tin trên hệ thống Hải quan, vì vậy cần phải đăng ký thông tin bằng cách gửi email đến Tổng cục Hải quan, sau khi Tổng cục Hải quan cập nhật thông tin mới có thể tạo được tài khoản này bao gồm:
- Mã người sử dụng (User code)
- Mật khẩu (passwords)
- Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)
- Khóa truy cập
Cách thứ 2 doanh nghiệp nên liên hệ bên cấp chữ ký số họ đăng ký tài khoản, đây là cách dễ dàng và nhanh nhất.
Sau khi có account thì doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước khai hải quan tiếp theo.
Bước 3: Lên tờ khai.
Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu (contract, invoice, packinglist) thì người khai hải quan dựa vào những chi tiết tiết trên tờ khai để lên tờ khai hải quan theo những thông tin trên hệ thống.
Bước 4: Truyền tờ khai
Sau khi lên tờ khai đây đủ thì mình truyền tờ khai lên hệ thống hải quan, Sau khi truyền số liệu, bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan. Trường hợp hệ thống phát hiện thấy lỗi, sẽ có thông báo trên màn hình máy tính để bạn sửa lại. tính thuế nhập khẩu
Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, hệ thống sẽ trả về về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng. Bạn sẽ thực hiện một trong các lựa chọn sau:
- Luồng xanh (kí hiệu số “1”): Bạn được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Sau khi lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chỉ cần cầm tờ khai xuống đăng kí và sẽ được thông quan luôn. ( khi có tiền thuế ( nếu có) vào tài khoản hải quan).
- Luồng vàng (kí hiệu số “2”): Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thì được thông quan, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì phải kiểm hóa giống như trường hợp bị luồng đỏ.
- Luồng đỏ (kí hiệu số “3”): Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa. commercial invoice
Hiên nay có hai cách để thực hiện kiểm hóa :
Đó là hải quan trực tiếp xuống mở container ra kiểm tra thực tế hàng hóa, hai là thực hiện qua máy soi kiểm hóa.
Bước 5: Đóng dấu thông quan và lấy hàng.
Bước 6: Nhập dữ liệu vào phần mềm.
Lưu ý: khi truyền tờ khải hải quan bạn phải điền chính xác những thông tin trên tờ khai, và cần đọc những thông tư, nghị định có liên quan đến nội dung được yêu cầu trên tờ khai. Bạn không cần điền thông tin ngày khai báo do phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Tạm kết
Trên đây là các thông tin về giúp bạn có câu trả lời cho tờ khai hải quan là gì? Hy vọng kiến thức này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu về xuất nhập khẩu hàng hóa.
